OS PROJECTOS (Gestão)

OS PROJECTOS (Gestão)

Os projectos são cada vez mais parte do trabalho diário de muitas organizações, portanto a necessidade de gestores de projecto experientes e bem treinados está a aumentar, enquanto essas organizações reconhecem o valor dos gestores de projecto com um histórico de entrega de projectos complexos com sucesso.

Muitas organizações que alocam indivíduos com pouca ou nenhuma experiência e treino para um papel de gestor de projectos, geralmente têm uma má experiência com a sua gestão.

As organizações tem vindo a esforçar-se para melhorar a taxa de sucesso de seus projectos, empregando pessoas com as competências adequadas e qualificações, ou pelo treino dos seus gestores de projectos existentes.

Um relatório intitulado “A Situação do Treino de Gestão de Projectos” da PM Solutions revelou uma taxa média de melhora de 26% em oito métricas de projecto e desempenho do negócio devido a iniciativas de formação em gestão de projectos.

Qualificação profissional e de capacitação em metodologias de gestão de projectos internacionalmente reconhecidas, pode fornecer conhecimento valioso, dar aos clientes uma maior confiança nas habilidades dos gestores de projecto, e pode aumentar os salários dos gestor de projecto também.

Mas avançar na sua carreira em gestão de projectos requer mais do que adquirir as qualificações adequadas.

Você tem que apoiar a sua carreira com a experiência e qualidades de liderança, e ser comprometido com o desenvolvimento profissional contínuo.

E, acima de tudo, entregar projectos profissionalmente e com sucesso.

Concentre-se por isso, em 10 áreas-chave para se tornar um melhor gestor de projecto:

1. Mantenha o cliente e os stakeholders felizes:

O cliente do projecto e os stakeholders podem, ou não, ser as mesmas pessoas, dependendo do tipo de projecto.

Um stakeholder é frequentemente um executivo sénior ou guru técnico que tem um interesse em ver o projecto ser concluído de maneira bem sucedida porque a sua reputação pessoal ou a reputação da organização vai estar em jogo.

Não subestime a importância de ter o cliente e os stakeholders do seu lado.

O nível de satisfação dos stakeholders, ou clientes, com o resultado final do projecto é tão importante quanto ser um sucesso técnico ou um sucesso “no papel”, e talvez ainda mais importante.

2. Cumpra o cronograma:

Cada gestor de projecto experiente sabe que o cronograma estabelecido, na fase inicial de um projecto quase sempre passará por mudanças com o progresso do mesmo, mas é monitorizando a gestão, e adaptando o cronograma para atender situações de mudança que acabará por determinar, se o projecto é visto como tendo ficado dentro do prazo.

Há quase sempre alguma margem de manobra se o agendamento é tratado de forma eficaz.

3. Entregue qualidade:

A maioria dos projectos terá resultados práticos em várias etapas do cronograma, além do produto final, e são essas fases de entregas que começam a dar aos stakeholders e clientes uma indicação do quão bem o projecto está indo.

Desta forma o gestor de projecto pode garantir que cada entrega reflicta a qualidade que seria de esperar do produto final.

4. Controle o orçamento:

Há evidência nas pesquisas que, se a entrega final do projecto excede substancialmente as expectativas do cliente, então, o orçamento excedente pode tornar-se menos significativo; ou seja, o cliente reconhece uma distinção entre o sucesso da gestão de projectos, o sucesso técnico e o sucesso do negócio.

No entanto, cada gestor de projecto deve colocar ênfase em ficar dentro do orçamento definido em cada fase do projecto.

Quando o orçamento rebenta, a primeira opção deveria ser a de cortar algumas tarefas não essenciais, e só concordar com um aumento do orçamento a pedido do cliente.

5. Cumpra os requisitos:

Cada projecto deve ter um conjunto claramente documentado de requisitos.

De fato, como gestor de projecto é sua responsabilidade garantir que esse seja o caso.

É essencial que o projecto atenda a todos os requisitos, e também essencial que cumpra apenas os requisitos documentados.

Uma das maiores causas da ultrapassagem do orçamento ou cronograma é o aumento dos custos, onde as exigências gradualmente aumentam até o ponto onde elas são substancialmente maiores do que aquelas que estão definidas, e têm poucas hipóteses de ser concluídas dentro do cronograma e do orçamento disponível.

6. Gerencie os riscos:

Seria um projecto muito incomum se algo não desse errado em algum momento.

Por isso, se você pode antecipar os riscos potenciais antes que eles ocorram, então você poderá evitar diversos problemas.

Se você não pode evitá-los, pelo menos vai ser capaz de controlá-los porque eles não serão uma surpresa.

Cada projecto deve ter um plano de contingência para gerir os riscos previsíveis.

É um erro comum esperar que os riscos não ocorrem e assim não se preparar para eles, e, embora seja difícil prever todos os problemas, muitos riscos podem ser antecipados.

7. Entenda as dependências:

Uma dependência é uma tarefa que precisa ser concluída totalmente por um indivíduo ou a equipa antes de outra parte do trabalho poder ser iniciada.

Entender em detalhe como e porque a segunda parte da tarefa é dependente da primeira, é fundamental para o sucesso do projecto.

Quando uma dependência existe, e a primeira tarefa não é concluída, isto afecta negativamente a próxima tarefa e potencialmente mais tarefas, ou ainda, todo o projecto.

Por esta razão, é vital acompanhar cada dependência conhecida em todo o curso do projecto.

8. Comunique de forma eficaz:

A proliferação de e-mail como a alternativa para reuniões presenciais ou conversas telefónicas tem suas vantagens e desvantagens.

Embora a palavra escrita permita maior probabilidade de garantir que detalhes técnicos específicos sejam completamente compreendidos, o e-mail não permite o mesmo nível de relacionamento construção e desenvolvimento de confiança como a comunicação verbal faz.

Não deixe a comunicação por e-mail tomar o lugar da comunicação verbal, mas use-a como uma ferramenta adicional para uma boa comunicação.

9. Construa uma equipa comprometida:

Desenvolver o comprometimento em qualquer equipa de projecto vai colher grandes benefícios durante o curso do projecto.

Projectos realizados sem o compromisso total dos stakeholders e toda a equipa são muito mais propensos a falhar.

Mas estabelecer com clareza o trabalho necessário, com prazos realistas e expectativas transparentes, é um factor importante na qualidade do trabalho e, consequentemente, no sucesso de um projecto, então nunca deve ser subestimado.

10. Trabalhe de forma colaborativa:

Colaboração entre as equipas, departamentos ou empresas, mesmo diferentes, é muitas vezes necessária para grandes projectos corporativos.

Estas relações podem existir por escolha, mas também podem ser por necessidade.

Pode haver ressentimentos subjacentes e rivalidades entre os diferentes grupos, mas a cooperação é essencial para o sucesso de um prometo.

Envolvendo membros de todos os grupos no processo de decisão inicial e estágios de planeamento, ajudará a construir um espírito de equipa e aliviar qualquer hostilidade entre os grupos.

Procurar entender as emoções humanas envolvidas, e não apenas as habilidades, leva a uma melhor compreensão dos diferentes grupos e a relações de trabalho mais eficazes.

Ao concentrar a atenção nestas 10 áreas-chave e completando a experiência e as habilidades pessoais com cursos de gestão de projectos adequados, um gestor de projecto pode entregar projectos com mais sucesso e, consequentemente, avançar na sua carreira.